신규자, 처음 업무를 담당하는 담당자의 업무보고하고 문서 작성하기

신규자, 처음 업무를 담당하는 담당자의 업무보고하기 내용 전달 받기

(이 글은 나 스스로의 필요에 의해 작성하고 있다. 

이 글을 읽는 사람, 이 이야기를 듣는 사람은 나 자신이며, 이 내용은 내가 나에게 하는 조언이고 경고이다.)
(의식의 흐름대로 글 작성 중)

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업무의 기본이면서 업무를 확정짓는 행동은 결국 공식문서를 남기는 일이다.
내 컴퓨터에만 남아있는 메모도 아니고 내가 혼자 완성한 업무 계획 워드문서도 아니다.

회사마다 결재라인을 통과하여 시스템에 남기는 문서들이 있을 것이다.
결재를 받는 다는 의미, 회사에서 진행하는 업무를 공식적인 검토와 확인을 거쳐 확정 짓는 내용으로 문서를 남기는 일이 결국에는 모든 것의 기본이고 마무리이다.

어떻게 보면 결재라인을 거친 문서를 작성하는 것을 위해 문서로 내려진 업무를 진행하기 위해서 전화 통화로 소통하고 업무메일을 작성하는 것이라 생각하면 된다.

신규자 또는 업무 담당자로 처음 일을 하고 있으면서 업무전화를 받고 모르는 부분을 열심히 찾고 그 내용을 상위책임자에게 알리고 업무 진행과정에 대해 상대방에게 업무전화를 걸고 업무메일을 읽고 업무를 확인하고 보고하고 관련사항으로 보고 업무메일을 쓰고 이렇게 업무가 진행되고 중간과정에 도달하거나 마무리 단계가 된다면 이제 공식 문서를 작성하는 일이 이어진다.

무슨 일이건 공식적으로 결재라인을 거치는 문서형태로 일을 진행해야 공식적기록으로 업무 진행의 증거를 남긴다고 생각한다.

열심히 일하고서는 나중에 확인도 못한다거나 제대로 일하고서는 필수사항을 하지 않았다거나 곤란한 상황을 마지하지 않기위한 내 정상적인 업무처리능력을 입증해줄 증거이다.

공식문서를 작성하는 일을 왜 하고 무슨 의미가 있나 생각해 보지 않았다면 그냥 귀찮은 일로 치부할 수도 있겠지만 모두 일을 제대로 했다는 증거로 남긴다고 생각하면 소홀히 할 수 없는 부분이다.

전화와 업무메일로 진행하고, 확인한 내용을 공식적인 문서에 정리해서 마무리 하기도 하지만 업무를 처음 진행하거나 공식적인 행사의 알림등의 형식으로도 결재선을 거친 문서들이 남는다.

이 흐름에서는 결재라인을 거진 문서가 업무의 마지막에 결과를 남기는 형식이지만 결국에 이 문서가 다른 업무를 위한 시작 단계가 되기도 한다.

업무를 시작함에 있어 앞의 과정을 거쳐 문서로 시작을 확정하는 기록을 남긴다고 하면 그 문서를 바탕으로 다른 업무들이 진행되어  그 문서 관련으로 다른 보고문서, 결과 문서들이 만들어 질 것이다.

공식문서가 업무의 마무리 단계이건 시작의 단계이건 공식문서라는 것의 결재를 진행하기위한 보고의 기본 그림이 있다.

보통의 상황이라면  담당자인 내가 기안을 하고 중간책인자(중간관리자)가 검토, 최종결재자가 결재를 진행해서 공식문서가 완성된다.

문서를 작성한다라는 부분에서는 기안자가 초안을 전반적으로 작성하고 중간책임자가 확인을 하며 수정할 내용이나 방향성을 보며 검토를 하고 최종결재자가 전체 확인 후 결재확인으로 끝이난다.

작성의 방법은 이러하지만 그 안에 들어가는 내용을 결정하고 조율하는 방향성은 작성의 반대라고 생각하는게 좋다.

기안자가 제일 디테일한 내용을 알고 진행하겠지만 결국에는 결재자의 업무지시과 감독의 영향아래에서 이루어지는 업무라는 점에서 결재자에게 내용이 보고되어 업무의 방향성과 목적에 맞는 문서의 작성이 이루어져야  한다는 것이다.

공식문서는 결재라인의 결재를 받아서 완성된다.
그말은 결재가 승인이 되어야 한다는 것이고, 승인이 안되는 상황도 있다는 이야기다.

결재로 완성한 문서라는 형태는 완성되면 변하지 않는 다는 성격이 있기 때문에 문서 결재를 받기 전에 구두나, 간략한 내용의 보고자료로 먼저 해당 내용을 충분히 설명하고 마지막에 결재를 올리는 형식을 이어가는게 수월하게 결재가 이루어 진다고 본다.

검토, 결재를 진행하는 사람들이 해당 내용에 대한 상황과 배경지식이 모르는 상태에서 결재를 요청하는 문서만 올라온다면 이를 파악하는데 시간을 들이게 되면서 문서의 결재는 미뤄지기 마련이다.

먼저 문서 결재를 올리기 위한 단계에서부터 검토자 결재자에게 내용을 이야기하고 방향성을 이야기 하면 검토, 결재자의 피드백을 바로 받을 수 있는 경우가 많다.

보통의 결재가 반려되는 경우는 검토자와 결재자가 내가 기안한 문서의 문제점을 발견하거나 방향성이 달라 다시 기안하기를 원할 때일 경우가 많다.

이런 경우를 대비하기 위한 방법은 생각보다 간단하다.

검토, 결재자에게 문서 작성 전에 먼저 방향성과 내용을 보고하면서 확인을 거치는 작업이다.

(생각보다 자세한 사항은 알리지도 않고 먼저 문서만들어서 결재라인을 거치려는 사람이 많다.)

업무가 익숙해지면 당연하게 자연스럽게 진행하겠지만 처음이라면 모를 수 있다.

흐름으로 보자면 문서를 바로 올리는 것이 아니라 기안하고자 하는 것을 먼저 조율을 하고 그 방향에 따라 제일 마지막에 기안을 하는 것이 좋은 흐름으로 보고와 결재를 이어가는 방법이란 것이다.

흐름의 방향만 조금 달라져도 검토자와 결재자의 반응이 극으로 나뉘는 경우도 많이 보아왔다.

아무 언질도 없이 기안자의 방식으로 문서 결재가 올라와 버린 상황에서는 검토자 결재자는 당황하면서도 기분나빠하는 경우도 발생한다.
최종 결재, 그러니까 최종 결정을 하는 사람이 알지도 못하는 것을 기안자가 마음대로 진행하는 그림으로 보일수도 있기 때문에 감정적인 부분에서 공격적이라고 느끼게 된다면 반응도 감정적으로 나오게 되면서 서로 감정 싸움으로까지 번지기도 한다.

먼저 이야기하지 않았다는 그 한가지로 그래서 되도록이면 검토자와 결재자에게 보고하는 형식으로 의견을 나누고 우리 부서가 업무를 진행하는 방향을 모두 맞추간다는 생각으로 문서 결재를 올리기 전에 내용 조율을 모두 해 두는 것이 여러모로 업무 진행이 수월함을 생각하자.