신규자, 처음 업무를 시작하는 담당자의 업무메일 읽기, 업무메일 쓰기

.(이 글은 내가 필요해서 정리하는 중이다. 읽는 사람이 나인, 내게 하는 조언이자 경고이다.)

(의식의 흐름대로 쓰는 중)

업무의 필수적인 부분(내가 가만히 있어도 나에게 들어오는 자극)으로 보자면 전화 통화는 매우 직접적이면서도 휘발성이 짙은 영역이라면 업무메일은 전달하는 방식의 차이로 간접적(내가 읽기 전에는 내용을 모른다)이고 기록적인 성격이 강하다.

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전화통화로는 다 설명하기 복잡한 서류를 붙임으로 같이 보낼 수 있고 실제 작성이 필요한 양식을 보내고 양식에 작성을 요청한다던가, 복잡한 엑셀의 수치들을 전달, 확인을 요청한다던가, 미처 말로는 설명하기 어려운 부분을 정리해서 체크리스트 역할로 내용을 전달한다던가,ㅜ기록을 남긴다는 의미와 여러 방면의 업무형식에 활용할 수 았다는 면 뿐만 아니라 공식문서와 같은 결재가 필요한 딱딱한 부분은 덜어낸 가벼움 또한 업무메일을 자주 사용하게 만드는 이유가 된다.

전화통화가 고객의 요구사항을 전달하는 수단으로 많이 사용된다면 업무메일은 거래처나 우리 회사 내부의 업무에서 유독 많이 사용된다.

그런 특성을 이해한다면 업무메일을 읽거나 작성하는데 조금은 도움이 된다.

우선 전화와 마찬가지로 내가 먼저 쓰지 않아도 도착해있는 업무메일을 읽는 법부터 정리한다.

메일을 그냥 읽으면 되지 읽는 방법이 따로 있는 걸까 싶지만 사람마다 글을 쓰는 형식이 매우 다르며 그 안에 전달하는 정보들의 배치 또한 뒤죽박죽이다.

이럴 때는 전화를 받으며 작성했던 메모처럼 메일의 중요 정보를 내가 따로 정리해서 업무일지 등에 기록해서 일정을 관리하는 것이 좋다.

내가 쓰는 방식은 달력, 업무메일 출력 or 업무수첩 메모 이 정도이다.

달력: 달력은 업무메일에 작성되어 있는 마감일정을 수시로 확인하기 위한 기록 장소이다.
업무메일의 내용 중 스케줄 관리에 중요한 부분이 마감일정이다.
마감일정에 메일 제목(또는 업무 중심내용)을 적고 담당자이름과 메일이라고 메모해 둔다.
누구에서 어떤 형식으로 보고를 하는지를 적어두는 것이며 메일 제목이나 키워드를 적어두면 받은 업무메일을 다시 검색해서 확인하기 편리하다.

업무수첩: 하루의 일정을 간략하게 체크하고 중요사항의 메모를 하나로 모을 수 있다는 점에서 낱장의 메모지나 포스트잇보다 수첩을 선호한다.
수첩에는 업무담당자 이름, 마감일자, 보고방식(메일), 업무 중요내용 등을 작성해 둔다.
날짜와 요일을 작성해 두면 나중에 과거에 이런 업무를 했을 때 언제 했는지 누구에게 했는지 등 사전의 역할을 할 때도 있다.

위 두 가지 방법으로 아래의 기준으로 기록을 남기면 된다.

1. 업무메일 제목과 핵심 키워드
업무메일의 제목은 대부분 요청하는 업무의 목적일 때가 많다.
목적 그대로가 아니라면 제목을 메모하고 메일 내용에 중요하게 포함된 내용의 핵심을 같이 기록한다.

2. 마감일정
업무메일은 보통은 무엇을 언제까지 해달라는 요청이 많다.
그 언제까지가 매우 중요하게 작용하게 되므로 마감을 지킨다는 생각으로 중요하게 기록해둬야 한다. 마감전에 빨리 처리할 수 있다면 미리 답장하고 일을 끝내는 게 제일 신경 쓸 일을 줄이는 길이다.

3. 업무의 대상이 있다면 누구이며, 어떻게 처리해 달라는 것인지 어찌 보면 대상과 처리방법이 설명하기 제일 어려울 수 있다.
그래서 무엇을 언제 까지 하라는 지는 쉽게 확인이 되지만 어떻게 하라는 것이냐를 두고 한글을 해석해야 하는 순간도 생긴다.

그럴 때는 일단 표현되어있는 대로 업무를 처리한 다음 바로 답장을 해서 이렇게 처리했으니 확인바란 다는 내용으로 메일을 보내면 된다.

간략하게 업무메일의 내용 중 처리방식에 대해 이렇게 생각해서 처리했다고 내용을 쓴다면 피드백이 빠르게 올 것이다.
이럴 때에는 마감시간을 기다린다기보다는 바로 처리할 수 있을 때 바로바로 답장하여 업무처리를 진행하는 것이 좋다.

일단은 위 세 가지만 제대로 파악해도 업무메일을 통해 업무를 진행할 때 막히는 부분은 없을 것이다.

업무메일을 읽으며 내용의 구조나 필요한 정보들을 파악했다면 이제 내가 담당하는 업무에 대한 메일을 업무요청을 위한 사람들한테 작성하는 방법을 정리하자.

일단 대전제로 내가 담당하는 업무는 다른 사람들은 배경지식이 전혀 없다는 생각을 해야 한다.
당연히 알겠지, 이 정도는 상식이다라는 생각으로 내용을 작성하면 상대방은 업무메일을 해석해야 문제도 방생하게 된다.
완전 초보자에게 내 업무의 중요한 부분을 간략하고 쉽게 설명하자는 생각으로 출발하자.

형식으로 보자면 

0. 제목 쓰기 

1. 인사말과 소속 밝히기 

2. 업무메일을 보내는 목적과 핵심정보 

3. 핵심정보에 대한 배경설명과 업무처리 방법에 대한 반복 설명 

4. 마무리인사 이렇게 나눌 수 있다.

0. 제목은 업무메일의 목적과 일정 정도를 쓰면 된다.
예시) 제3회 00 회사의 전략회의 개최 내용 알림입니다. 10월 23일(월)까지 회의자료 요청드립니다.

1. 인사말과 소속 밝히기 : 안녕하세요 어느 부서 누구입니다. 이렇게 간략히 적자
                              인사말 등이 길어서 전체 볼륨이 길게 되면 메일을 집중해서 끝까지 읽기가 부담스러워진다.

2.~4. 업무메일을 보내는 목적과 핵심정보 ~ 마무리 인사
- 제목의 내용을 풀어쓴다고 생각하면 된다. 

간략하게 길게 쓰거나 문단을 이룰 만큼 글만 이어간다면 내용 파악하기 힘들다.

예시) 제3회 00 회사 전략회의 개최 관련 내용 안내 드립니다.
    일정 및 장소: 10월 25일(수) 17:00, 영상회의 시스템(비밀번호 00000000)
    참석자: 각국 국장 및 총괄국 과장 등
    요청사항: 10월 23일(월)까지 붙임의 회의자료 양식을 작성하여 답장 주시기 바랍니다.
자세한 사항은 오늘 중으로 공식문서로 배부하겠습니다.

감사합니다.

핵심내용과 요청사항을 확실히 확인하고 오해의 소지가 없도록 하는 것이 좋다.
내용이 길어질수록 내가 원하는 것 (회의개최를 알리고, 회의 자료 작성요청)의 존재감이 흐려질 수 있다.

이것이 정답이라는 생각보다는 이 정도를 바탕으로, 핵심 내용이 잘 보이게 하며 전달하고자 하는 것을 제대로 전달하자는 의미에서 최소한으로 잡아가자는 생각인 것이다.