업무를 처음 담당하고 익숙해지기 1

알바를 시작해도, 회사에 첫 출근을 해도, 다른 직책을 맡아서 자리를 옮겨도 처음 시작이라는 순간에는 백지상태라는 말로 설명될 만한 당황스럽고, 모르겠고, 버겁고, 무서운 순간이 존재한다.

반응형

많은 사람들이 지나간 순간이고 거의 대부분의 사람이 잊어버리는 순간이기도 하다는 생각을 한다.

나 또한 잊어버리고 살았다.

그러다가도 내가 모르는 것을 마주하는 순간에는 언제나처럼 신입이 된 마냥 머리는 안 돌아가고 버벅거리기만 하는 순간이 찾아온다.

그런 순간에 조금이나마 스트레스를 덜 받고 부담을 줄이고 효율적으로 업무에 빠르게 적응하기 위한 나만의 전략을 정리해 보려고 한다.

시작을 어떻게 하면 좋을까?

모르는 걸 물어보라는데 난 뭘 모르는지도 모르는데 뭘 물어봐야 하는 걸까?

어떻게 물어봐야 빨리 원하는 답을 얻을 수 있을까?

언제까지 물어봐야 처음이라 그렇다는 이유로 상대방이 짜증 없이 대답해 줄 수 있을까?

뭐든지 물어보라지만 나 스스로 찾아봐야 하는 건 없는 건가? 

이게 뭔지도 모르겠는데 언제까지 완성하라는 지시는 회사 업무 담당이 되어보면 너무나 당연하게 오가는 업무지시에 반문이나 이걸 제가요? 하는 반응은 신입 입장에서는 하지 못하는 게 대부분이다.

그래도 사회 초년생은 지난 경험을 잘 정리해서 정리해 보자.



1. 평소에 관심을 갖고 있자.

 - 신입사원보다는 이미 일하고 있다가 다른 업무 담당이 되는 경우에 더 효과가 있다.

 - 현재 내가 담당하는 업무, 부서의 일을 하면서도 다른 부서, 조직 전체의 흐름과 분위기, 방향성을 알고 있는 것은 조직 내의 다른 업무를 담당하더라도 큰 틀을 알고 있는 상황이 되므로 세부적인 업무수행 방식만 익숙해지는 부분만 남겨지기 때문에 한 달 정도의 시간 또는 특정 시간대마다 업무를 경험한다면 1년의 시간만 지나도 업무의 흐름을 파악하고 노하우가 생길 만큼 업무를 습득하기 쉽다.

 - 이 조직이 원하는 바를 모르고, 전체적인 큰 틀 중에서 내가 맡은 업무가 어느 부분이고 내 주위에서 내 업무와 상호작용하는 업무를 알지 못한다면 당장 기간 내에 지시 받은 업무는 마무리된다고 해도 마치 컴퓨터 프로그램에 값이 입력되어 결과가 나오면 끝나는 것처럼 내가 하는 업무의 연결성과 내 실력의 향상에는 전혀 의미가 없을 수 있다.  



2. 처음 발령 소식을 듣고 전임자와 연락해 보자.

 - 새로운 업무를 담당한다는 것은 기존 업무 중 발령을 받는 다는 의미이고 이는 아직 전임자가 자리에 남아있는 상태일 경우가 많다.

 - 업무라는 것이 단순히 ABC 순서대로 뭘 하면 끝나는 단순한 작업인 경우는 드물고, 상호 관계를 조정하고 관리하고 협력하여 완성하는 형태의 방식을 갖기 때문에 나 혼자서 다 한다는 상황은 오지 않는다. 무조건 분위기를 읽어야 하고 전체적인 흐름을 인식하고 움직여야 하는 부분이 필요하다. 조직도 그렇고 부서 내 사람들과도 그렇고, 업무라는 단어를 쓰고는 있지만 사람이 움직이고 완성하는 과정이다. 사람이 중요하다.

 - 전임자는 나는 모르는 부분 알고 있는 사람이다. 분위기, 큰 업무의 흐름, 현재 세부적으로 진행되고 있는 업무, 당장 급하게 마무리해야 하는 업무, 매일 진행하는 업무 등 나에게는 없지만 업무 담당자에겐 너무나 당연하고 자연스러운 정보들을 전임자가 아직 있는 상황에서 물어볼 수 있다.



3. 1년 단위, 반기 단위, 분기 단위, 월 단위, 주 단위, 일단 위 업무를 파악해 보자.

 - 좀 극단적인 표현을 쓰자면 내가 사장이 아닌 이상에야 회사라는 조직에 입사한다면 업무 담당이라는 자리는 보통의 누군가가 온다면 처리할 수 있는 업무가 주어진다.

 - 다시 말하자면 잘만 찾아보고 전에 했던 방식을 잘 따라간다면 큰 무리 없이 업무를 진행할 수 있다는 말이다.

 - 신규 사업이나 개척자의 역할만 아니라면 루틴처럼 조직 전반을 지탱하는 역할을 하는 업무들이 대부분이고 이는 업무 방법이나 방향이 크게 달라지지 않기 때문에 어제, 저번 주, 지난달 등 비슷한 시기에 진행된 자료만 참고해 봐도 무엇을 언제 어떻게 해야 하는지 확인해 볼 수 있다.



4. 전자문서, 실물 파일 등 내가 관리하는 자료 확인해 보자.

 - 지난 업무는 어디서 찾아볼 수 있을까? 담당자라면 확인할 수 있는 캐비넷이나 서랍이 있을 것이다. 

 - 모를 때는 더욱더 여기저기 열어보고 둘러보아야 한다.

 - 전자문서 시스템을 쓴다면 전임자 이름으로 된 문서들을 쭉 찾아보는 것도 중요하다.

 - 비슷한 시기에 작년에는 뭐 했을까? 지난달에는 뭐 했을까? 부처 시작해서 찾아서 일정을 확인해 보자.



5. 같은 업무를 하는 다른 곳의 동료, 상위 기관의 담당자, 선임자 등과 연락하자.

 - 같은 회사의 같은 업무를 하는 동료나 비슷한 업무를 하는 동료가 있다는 것은 마음 편하게 결재 없이 업무 의견을 확인할 수 있는 벗이 된다. 상위부서나 기관에서 내려오는 업무는 똑같이 동시에 진행하는 동료가 생기게 마련이고 이런 동료들끼리 언제까지인지 어떻게 하는 업무인지 공유하며 혼자서 할 수 있는 실수를 더블 체크하면서 실수를 줄여갈 수 있다.

 - 또한 결재라인의 상위책임자와는 업무 진행 상황을 수시로 보고하면서 진행 방향과 현황을 꾸준히 공유하는 것이 중요하다.

 - 업무를 마무리하기 위한 좋은 멘토의 역할을 맡길 수 있고, 보고하는 상황은 실수를 확인 받을 수 있는 시도이기도 하다.

 - 어떤 일이건 완료 버튼을 누르고 나서야 보이는 오타나 실수가 있다. 진행 중에는 절대라고 말할 정도로 안 보인다.

 

6. 업무는 마감 시간 전에 1차 완료 후, 수정 추가 부분이 있을지 결재자와 상의 보완하여 마무리하자.

 - 업무는 언제나 마감 시간이 정해져 있다.

 - 마감은 꾸준한 보고와 검토가 완료되어 제출을 하기위한 시간이나 나만 다 끝났으니 결재자는 이제 알아서 보라는 식의 태도나 시간 사용은 업무를 어렵게만 만들 뿐이다.

 - 마감 시간 전에 최대한 빨리 1차 완료를 하고 검수를 해 보고, 결재 책임자에게 확인을 요청하는 형태로 보고를 진행한다.

 - 거의 무조건 결재 책임자의 입장에서는 미비한 부분이나 수정해야 하는 부분이 보이게 마련이다.

 - 그런 부분의 반영하여 2차 완료 또는 최종 완료하여 결재 완료 후 업무 마감으로 진행한다.

 - 이 순서로 진행하는 것이 업무 진행 과정을 책임자가 중간중간 보고 받을 수 있고, 책임자의 의견, 생각, 방향이 반영되기 부담이 없으며, 여러 업무가 겹치는 상황에서 마감에 쫓겨서 스트레스받는 일을 줄일 수 있다.