업무를 처음 담당하고 익숙해지기 2

글을 쓰다 보니 길어진다.

지금 쓰는 글뿐만 아니라 평소에 하는 이야기들도 첫 번째 듣는 사람은 나 자신이다.

내가 나에게 하는 이야기이다. 나에게 하는 잔소리이며 조언이며 경고이다. 나 자신을 알아야 한다.

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업무를 처음 담당하고 익숙해지기로 글을 시작하고 쓰다 보니 평소에 업무를 하면서 가져야 하는 것들로 내용이 확장되고 있다. 물론 내가 나에게 하는 이야기이니 중요하다고 생각하는 내용은 이어서 작성한다.

ㅇ 마음먹기

-       마음먹기가 제일 어려우면서도 지름길이 없는 부분이다.

-       나도 내 동료도 사람이다.

-       모두가 다르게 생각하고 다르게 느끼고 다른 성격을 갖고 다른 것이 중요하며 의미 있는 것이 다르다.

-       다른 것인데 너는 틀렸다고 생각하는 순간부터 내가 불행해진다.

-       나는 맞고 너는 틀렸다고 생각하며 매 순간 생활하면 모두가 다 답답하고 잘못하고 있고 고쳐야 하며 이렇게 세상이 내 마음대로 안 될 수가 없다.

-       내가 내 스트레스를 만들며 시간을 쓰게 된다.

-       내가 나인만큼 동료는 동료다.

-       다르다 인정해야 한다. 다르기 때문에 내 생각으로만, 표현으로만 분출하면 오해가 생기고 실수가 생긴다.

-       업무 하는 공간에서 업무를 하려는 방법으로 다름을 인정해야 한다.

-       내가 아는 상식과 동료들의 상식은 다르다.

-       내가 알고 있는 부분과 동료가 알고 있는 부분은 다르다.

-       내가 알고 있는 과정과 동료가 알고 있는 과정은 다르다.

-       기본적인 인식 세팅을 서로 다르다 또는 모른다고 생각해야 한다.

-       그래야 업무를 시작할 방향성이 잡힌다.

-       모르기 때문에 알려주는 것부터, 모르기 때문에 전체적인 흐름 설명과 왜 이렇게 하는지 설명부터 하나씩 전체 그림을 공유하는 방향을 잡으며 업무를 진행해야 한다.

-       그래야 하나를 말해도 열이 전달되는 상황이 만들어진다.

-       당연히 알겠지, 이 정도는 기본이지는 없다고 생각하라.

-       나와 동료의 생각은 언제나 다르기 때문에 그 다른 부분이 무엇인지를 확인하는 과정부터 시작하면 무엇을 확인하고 무엇을 물어보고 무엇을 정해야 하는지는 자연스럽게 나온다.

-       자기 객관화는 매우 중요한 스킬이면서도 좀처럼 되지 않는 부분이기도 하다.

-       나는 그렇게 했지만 그래도 넌 그러면 안 된다.

-       딱 내가 하면 로맨스 남이 하면 불륜이란 것이다.

-       나부터 지킬 것은 지켜야 그때부터 남들과의 다름에서 내가 떳떳해진다.

-       그리고 이런 상황에서도 남들을 지적할 권리가 생기는 것은 아니다.

-       쉽게 착각하는 두 가지다. (내가 지키는지는 보지 않는 것-나는 괜찮다는 것), (내가 지켰으니 내가 하는 말은 다 옳으니 난 지적할 자격이 있다는 것), 둘 다 그런 건 없다.

-       명심하고 명심하자 나 스스로를 알고 남들 앞에 부끄럽지만 않으면 된다. 그러면 자연스럽게 내게는 어떤 부정도 불행도 쉽게 오지 않는다고 내가 일부러 지적하지 않아도 걱정하지 않아도 자연스럽게 그렇게 된다.

  ㅇ 동료를 대하는 자세

 - 회사 내 모든 사람을 동료라 칭한다. 그 사람들은 내 사적인 친분의 영역의 사람은 아닐지라도 같은 조직 내의 같은 생활권을 공유하고 거의 매일 얼굴을 보며 지내는 사이이다.

 - 사람이 하는 업무, 사람들이 같이 생활하는 회사에서 원만한 관계 형성은 결과적으로 업무 부담을 줄여주고 스트레스의 원인을 줄여주는 효과가 있다.

 - 먼저 건네는 인사 한마디, 업무를 물어보거나 요청할 때 공손한 태도, 공손하고 친절한 말투 등은 나와 같이 일하는 사람들과의 관계의 윤활제 역할을 하며 어떤 곤란하고 어려운 상황에서도 도움을 요청하고 도와주는 관계에서도 부담이 아니라 서로 돕는 분위기를 만들어 갈 수 있다.

 - 결국에는 업무가 힘들어도 사람 간의 분위기가 좋고 서로 다독여 주는 조직이라면 전체적인 업무 부담이나 스트레스는 현저히 줄어들 수 있다.

 ㅇ 업무 물어보는 요령, 업무 이해하는 요령, 업무를 알리는 요령

 - 동료를 대하는 자세의 연장선에서 업무에 대한 질문을 하거나 업무 진행의 협조를 구하기 위한 방법에도 친절한 태도는 기본으로 있어야 한다.

 - 그런 태도를 기반으로 업무를 물어볼 때는 구체적으로 무엇을 물어볼 것인지, 지금 상황이 어떤지, 왜 이 부분은 모르겠는지를 정리할 필요가 있다. 절반 정도의 문제는 스스로 정리하는 와중에 문제가 해결되는 경우가 있으며, 나머지 절반은 내가 물어보려고 하는 것에 대한 정보가 많을수록 답변해 주는 사람이 빠르게 알아듣고 적절한 부분에 대한 의견을 줄 수 있다.

 - 문제가 있어서 답답한 마음에 이게 안된다 하며 물으러 오는 사람들 대부분은 자세한 상황이나 왜 이걸 하고 있었는지 정리하는 와중에 문제 해결의 실마리를 찾곤 한다.

 ㅇ 진행했던 업무에 대한 로드맵 정리해 두기 (업무는 진행하면서 늘 기록하자)

 - 처음 맡은 업무의 시작과 끝까지 모두 완료하였다면 내가 언제 어떤 게 필요했고 어떻게 진행했으며 뭐까지 해서 마무리했다는 부분을 정리해서 로드맵 형식으로 가지고 있어야 한다.

 - 거의 모든 업무는 반복되기 때문이다.

 - 매일 반복부터 1년에 1번 또는 수시로 반복되는 업무들이 많다.

 - 이런 업무들을 처음에 물어물어 완료하면서 처음부터 끝까지의 진행 상황을 기록해 두고 관리하면 다음 업무의 진행에서는 매뉴얼을 보고 확인하며 진행할 수 있기 때문에 업무 부담이 줄고 스트레스를 줄이며 고민하면서 생각할 부분을 줄일 수 있다. 

 ㅇ 일상적으로 매일, 매주, 매달 반복되는 업무는 리스트로 관리하기

  - 리스트로 관리하기란 업무의 내용은 이미 익숙해진 상태에서 매번 반복되는 단순 업무가 특정 이슈나 화제성 업무로 잊혀 누락되는 경우를 막기 위한 장치이다.

 - 매일, 매달 해야 하는 업무는 업무 제목만 리스트로 만들어서 늘 보는 곳에 두어 확인할 수 있게 하는 게 실수를 줄일 수 있는 방법이다.