모든 것이 처음인 인사담당에게 정원과 현원이라는 어려운 단어

(이 글은 내가 필요해서 작성해 두는, 내가 듣는 사람인 말들이다. 내게 하는 조언이고 경고이다.)

(의식의 흐름대로 쓰는 중)

(정확한 업무 과정은 각 조직에 따라 세부 사항이 다를 수 있어 전체적인 흐름을 인지하기 위한 자료로만 사용하길)

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 - 정원과 현원은?

조직에서 관리하는 자리와 사람을 정원과 현원이라 부른다고 생각하면 쉽다.

  자리(의자) - 정원 / 사람 - 현원 

정원은 사람이 일하는 의자이고, 현원은 실제로 배치되어 일하는 사람을 말한다.

정원의 배정은 규정에 따라 특정 업무를 담당, 책임지기 위해 필요한 자리로 조직에서 구성한다.

이해를 돕기 위한 예시로 제일 작은 조직이라고 하면 책임직 1 중간관리자 1 업무 담당 2 정도의 규모일 수 있다.

정원으로 1개 팀을 4자리로 구성하여 정원을 배정하고 그 후 업무 역할에 따라 정원에 맞는 현재 인원을 배정한다.

이해를 돕기 위한 배치 순서를 이야기했지만 실제로 인사 담당자로 업무를 처음 시작한다면 이미 다 배정되어 있는 정원과 정원에 맞아 배치된 현원이 작성되어 있는 표를 보게 될 것이다.

 

가장 이상적인 상황으로는 정원에 맞는 현원들이 딱 맞게 자리하여 모자라지도 남지도 않는 상태일 것이고 정원보다 현원이 많으면 과원이라고 부르며 정원이 늘어나는 게 아니라 현원이 줄어들기를 기다리는 자연 감소를 기다리는 상황도 발생한다.

과원이 되는 상황은 보통 휴직을 들어가면 빈자리에 다른 직원이 채워진 상태에서 휴직 사유가 끝나 직원이 복직하게 되면 정원과 현원이 딱 맞는 상태에서 현원이 1명 늘어나는 상황이 발생하게 된다. 정원보다 현원이 부족한 상태는 결원이라 부른다.

딱 맞는 자리에 딱 맞는 인원이 근무한다면 정원과 현원이 맞는 상태이며 이 상태에서 휴직이나 복직, 퇴직, 면직, 전보, 전출 등 현재 인원이 움직이는 상황이 발행하거나 승진, 증원, 감원 등 정원이 변동되는 상황이 발생해서 조정해 줘야 하는 상황이 생긴다.

 

정원과 현원의 변화에 따라서 각 상황에 대한 간략한 흐름만 보자.

현원이 변동되는 경우 휴직, 복직, 퇴직, 면직, 전보, 전출 등의 상황이 있다.

휴직은 육아휴직, 질병 휴직 등의 사유로 직원이 업무를 지속하기 어려운 상황에서 사용하게 되며 6개월 미만일 경우 새로운 직원 없이 빈자리로 운영되며 6개월 이상 휴직일 경우 새로운 직원을 채용 및 발령 낼 수 있다. 

휴직하게 되는 인원은 별도 정원으로 관리하여 정원 자체는 변동 사항이 없고 현원만 현재 관리하는 인원에서 제외되어 별도로 관리한다.

6개월 이상 휴직을 들어가서 새로운 직원이 들어올 경우 다시 정원과 현원이 맞춰지고 별도 정원으로 휴직 인원 1명을 관리하는 상황이 된다.

휴직 기간이 끝나면 직원은 인사 관할 조직으로 복귀해야 하며 정원과 현원이 딱 맞은 상황에서 현원만 1명 많은 과원 상태가 되고, 그 이후로 휴직, 퇴직, 전출 등의 사유가 발생하기 전까지 과원인 상태가 유지된다.



정원과 현원은 하나의 표로 관리한다.

전체 조직 구성에 배치된 정원이 있을 것이고, 그 정원에 맞게 현원이 배정된다고 생각하면 된다.



이론적인 상황에서야 정원과 현원이 딱 맞는 것으로 설명했지만 보통은 딱 맞는 그림은 나오지 않는다.



정원보다 현원이 적으면 현재 결원인 상태로 채용 단계 중이라는 이야기고 정원보다 현원이 많으면 앞에서 말한 대로 과원인 상태로 자연 감소를 기다리는 중이다.

근속 승진이라도 하게 되면 정원보다 높은 급으로 현원이 올라가게 되어 메모하여 관리하지 않으면 정원과 현원의 같은 직급에서의 숫자 차이가 생기게 된다.



정원 표를 다 이해하기도 전에 승진 정원이 내려온다.

승진의 전체적인 과정을 보면 상급 관리조직에서 승진을 위한 정원을 배정한다.

그러면 배정된 직급의 승진후보자명부 상의 명부상의 승진후보자 배수에 해당하는 인원을 승진심사를 진행한다.

승진심사에서 승진자가 정해지면 승진대상자가 있는 부서에 기존 정원을 상급 조직에 반납하고 승진 정원을 배정하는 문서작업을 진행하고 승진자의 승진 문서 작업을 진행한다.

승진문서가 결재 완료되면 인사 관리시스템에서 승진자의 인적 사항을 승진으로 입력해 주는 작업을 하고 승진후보자명부에서 승진자를 삭제하는 작업까지 하면 마무리된다.

이 과정 중 처음 인사 담당이 된다면 문제인 상황이 있다.

바로 미리 승진 정원 배정에 대한 내용을 공식 문서가 오기 전 상급 관서 인사 부서에서 메일로 정원 배정 명세를 미리 알려주는데, 이 미리 알려주는 메일이 무슨 의미인지도 모른다는 것이다.

승진을 위한 과정은 준비 시간이 필요한 과정이다. 승진후보자들의 인사 기록과 승진에 필요한 실적 등을 정리하고 승진심사위원회 개최 준비를 하여 개최 마무리까지 모든 과정을 위한 준비 시간을 주기 위해 정원 배정 명세가 확정되면 하루라도 먼저 인사 담당에게 준비할 시간을 주기도 하는데... 정원 배정 이메일을 열어보고도 이게 뭔지 모른다. 모를 수밖에 없다 처음 하는데...

그런데 상급 관서 인사 부서에서는 이메일을 왜 보내주는지 미리 보내주는 이유가 뭔지, 내용을 확인하고 뭘 준비해야 하는지 자세히 알려주지 않는다. 그저 1월 1일 자 정원 배정 명세입니다. 업무에 참고해 주세요. 이 정도 내용일 뿐이다.



인사 업무에 대한 내용 중 정원과 현원에 대한 내용을 먼저 쓰고 있는 이유가 여기에 있다.



정원 현원 표는 인사 담당으로 자리에 앉아 보는 자료 중 혼자서는 도저히 처음에 바로 알아보기 힘든 자료이며 상급 인사기관에서 오는 정원 조정에 대한 내용이 무엇을 뜻하는지 설명하나 없어 일정을 지켜서 인사 발령을 내야 하는 업무에 제대로 대응하지 못하는 상황이 발생한다.

승진은 정원 배정 일정에 승진 대상자가 있다면 일정을 맞춰 승진을 진행해 줘야 한다. 

승진 일정이 늦어지면 담당자의 업무능력 부족으로 한 사람의 조직 생활에 불이익이 남게 된다.

승진은 월급과 그 외 금전적인 부분에도 크게 영향을 미치는 만큼 매우 예민하고 중요한 부분이라 담당자의 실수는 단순한 담당자의 오점이 아니라 승진 대상자를 따라다니는 불이익으로 남는다는 부담이 있다.

이런 중대한 업무를 누구 하나 친절하게 자세히 설명해 주지는 않는다.

인사 담당이 아니었다면 모를 부분이고 이미 인사 담당이라면 너무나 중요하다 알고 있으니 중간이 없다.

처음 인사 업무를 해보거나 아직 잘 모르겠는 사람에게 하나씩 가르쳐 주기에도 과정 자체도 여러 단계를 거쳐야 한다.

그래서 같은 업무를 하는 다른 부서의 담당자들과의 의사소통이 매우 중요해진다.

상급부서에서 이런 내용이 왔는데 이게 맞는지 어떻게 하는 건지 같은 업무를 하는 담당자끼리는 서로 확인하면서 더블체크 하는 방법으로 업무 신뢰도를 높일 수도 있다.



내가 찾아보고 보완하지 않으면 내 실력은 늘지 않지만 처음에는 뭘 어디서 어떻게 찾아야 하는지도 모른다.

그래서 혹시나 뭐라도 검색하는 와중에 이런 글이라도 눈에 들어와 조금의 도움이라도 되길 바라고 나 또한 다시 인사 담당 업무를 하게 되었을 때 잊어버린 업무에 대한 흐름을 파악하고 빠르게 기억을 떠올리기 위해 글을 작성하는 중이다.